CUIDANDO DE SUA INDÚSTRIA #2: Não-conformidades integradas ao ERP

23 de setembro de 2009

Não-conformidades (NCs) são avisos de necessidade de correções, portanto sinalizadores de oportunidades de melhorias. Formalmente, conceitua-se uma NC como o não-cumprimento de um requisito da norma ISO 9.001 (vide www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup) ou a um padrão documentado do sistema de gestão de qualidade da empresa.

Conforme descrito na referida norma, as NCs devem ser registradas e tratadas, ou seja, devem ser definidas uma disposição e uma ação sobre o efeito do problema, com consequências no gerenciamento de informações relativas a materiais rejeitados e falhas no produto ou processo produtivo.

A gestão das NCs é ainda mais eficaz quando integrada à gestão de materiais do ERP. As principais vantagens da integração são:

  • a identificação do material para a NC é gerada automaticamente pelo ERP, impossibilitando  eventuais inconsistências geradas pela reentrada de dados em sistemas independentes;
  • quando algum item oriundo de uma NC é transferido para o estoque, a associação com a NC é automaticamente preservada, assegurando a rastreabilidade.

O objetivo deste artigo é apresentar a  utilização de uma ferramenta de registro e tratamento de NCs,  bem como sua configuração e integração ao sistema de gestão empresarial (ERP).

A abrangência das NCs inclui não apenas materiais, mas também o registro de ações corretivas e preventivas, bem como NCs de auditoria interna e externa. No entanto, este artigo abordará principalmente as NCs relativas a materiais.

Esta funcionalidade, incorporada ao ERP TOTAL, foi definida, desenvolvida e implantada pela Maxiprod a partir de requisitos especificados pelo Eng Renato Xavier, Gerente de Qualidade da TRAFO Equipamentos Elétricos SA, onde é utilizada há aproximadamente 3 anos.

Estrutura de uma não-conformidade

Ao definir a arquitetura da funcionalidade NCs, procuramos atender os seguintes objetivos:

  • rastreabilidade: definida pela norma ISO acima referida: responsabilidades definidas, processo documentado;
  • flexibilidade: a funcionalidade deve atender a diversas CLASSES de NCs, o fluxo de trabalho (workflow) de cada classe sendo definido pela empresa usuária. No caso ilustrado, algumas das classes criadas foram:
    • NC de processo/produto;
    • NC de material.

Para cada CLASSE, é definida uma sequência de ETAPAS. Cada etapa tem um objetivo definido, sendo realizada sob responsabilidade de uma pessoa. A sequência não é fixa: a cada etapa, pode haver alternativas de próxima etapa, sendo a decisão tomada em função do resultado da etapa atual. O responsável atual pode escolher o responsável pela próxima, que recebe um e-mail de alerta, gerado automaticamente.

Cada classe possui um conjunto de campos de informação. Dependendo da classe, cada um desses campos é definido como editável.

  • Processo: o processo auditado;
  • Auditores: nome dos auditores que realizaram a auditoria referente à NC;
  • Auditados: nome dos auditados pela auditoria referente à NC;
  • Norma: norma utilizada na NC;
  • Opções de correção: tipo de correção utilizado na NC;
  • Plano de ação: natureza do plano de ação escolhido na NC;
  • Detecção: tipo de detecção realizada na NC;
  • Disposição: tipo de disposição realizada na NC;
  • Causa: opção que melhor expressa a causa da NC.


Fig. 1. Configuração de uma classe de NCs. Os checkboxes indicam os campos a preencher para a classe, e os combos à direita indicam os perfis (usuários com direito) de preenchimento esses campos.

Para cada campo editável, há um conjunto de opções pré-definido (durante a configuração da funcionalidade), dentre as quais é feita a seleção.

Por exemplo, as opções de correção podem ser configuradas conforme abaixo (figura 2):

Fig. 2. Configuração das opções de correção

Desta forma, ao cadastrar uma nova NC, a respectiva tela aparecerá conforme mostrado abaixo (figura 3), aparecendo como editáveis apenas os campos de Opções de Correção e Causa:


Fig. 3. Cadastramento de uma nova não-conformidade.

Observe que foi aberta uma NC da classe “NC de Processo Interna”. Na parte inferior, são cadastrados dados de rastreabilidade, identificando o lote, o código do item e a aplicação (unidade do pedido). Estes campos obrigam à integridade com o cadastro de materiais do ERP.

Para cada classe de NC, é também cadastrado o fluxo de trabalho, conforme exemplo mostrado na figura 4. A configuração indica as possíveis próximas etapas e os perfis de usuários que podem ser responsáveis pela sua inserção e edição.


Fig. 4. Fluxo de trabalho de uma classe de NCs.

A seguir pode ser cadastrada a primeira etapa, entre as etapas permitidas pelo fluxo de trabalho da classe da NC. A primeira etapa da classe NC de Processo Interna, conforme configurado, é obrigatoriamente a Detecção da NC.


Fig. 5. Inserção de uma nova etapa da NC.

Ao final da NC, o material recebe uma nova classificação, escolhida dentre as opções de qualidade definidas pela empresa (figura 6).


Fig. 6. Qualidades de inspeção definidas pela empresa.

 

Rastreabilidade = integração com a gestão de materiais

A integração das NCs com a gestão de materiais é obtida através da inclusão da NC como identificador de determinado sublote no estoque. Em outras palavras, a parte de um lote que foi objeto de uma NC é identificada no estoque, e, a partir daí, suas movimentações são rastreáveis.

Uma vantagem suplementar é a não-necessidade de redigitação do mesmo evento em dois aplicativos. Ao ser registrada uma NC, o respectivo sublote é criado no estoque, com a respectiva quantidade e demais atributos.  Quando este material é baixado como insumo de uma ordem de fabricação (OF), a sua passagem pela NC está automaticamente registrada, sendo rastreável.

O exemplo abaixo mostra a integração entre a NC e a gestão de materiais.


Fig. 7. Tela de inspeção e estocagem do lote 212986.

Durante a inspeção constata-se a reprovação de 1 peça do lote. Ao confirmar, será aberta uma nova NC, de número 6435.


Fig. 8. Tela de cadastramento da não-conformidade 6435.

As outras duas peças do lote 212986 foram aprovadas e foram enviadas para o chão de fábrica, onde foi constatado que uma dessas peças sofreu uma avaria e deverá passar por um conserto interno, sendo aberta uma nova NC.


Fig. 9. Tela de cadastramento da não-conformidade 6436.


Fig. 10. Tela de movimentações de material.

Analisando cronologicamente os eventos das tela de movimentação de materiais (MM) e não conformidades (NC), temos:

  • MM 11/04/09 11:42:51: recebimento, de diversos volumes do item 0000041293, identificados sob número de lote 212986.  Antes da inspeção, realizada no local NDISP, o lote tem qualidade NI*.
  • MM 13/04/09 08:56:03: uma peça do lote foi reprovada (qualidade DR*) através de uma inspeção, sendo transferido para o REPROV (criando a NC 6435).
  • NC 13/04/09: criada a etapa Detecção da NC na NC 6435.
  • MM 13/04/09 11:58:21: as outras duas peças do lote foram aprovadas (qualidade OK*) através do processo de inspeção, sendo transferidas para o ALMOX.
  • NC 20/04/09: criada a etapa Correção da NC na NC 6435.
  • MM 20/04/09 16:47:23: a peça reprovada na NC 6435 é enviada para conserto externo.
  • MM 30/04/09 07:23:14: as duas peças aprovadas foram baixadas para a OF (ordem de fabricação) 00000041177. O local onde as OF são executadas é denominado ELABO, que corresponde ao chão-de-fábrica.
  • MM 03/05/09 13:45:05: a peça reprovada na NC 6435 retorna do conserto e entra na inspeção (NDISP).
  • MM 04/05/09 18:12:19: a peça reprovada na NC 6435 é estocada no ALMOX e aprovada com qualidade OK*.
  • MM 15/05/09 10:45:36: na fábrica, é detectada e cadastrada uma não conformidade para uma peça, sob #6436. O material é transferido para o local NDISP (inspeção), com qualidade NR*.
  • MM 25/05/09 11:31:07: o material é formalmente enviado ao local REPROV com qualidade de reprovação CI*.
  • NC 25/05/09: criada a etapa Detecção da NC na NC 6436.
  • NC 26/05/09: criada a etapa Execução da Correção na NC 6436.
  • MM 26/05/09 10:16:58: o item reprovado pela NC 6436 é devolvido ao ALMOX depois de um conserto na própria empresa.
  • MM 26/05/09 11:00:57: após a aprovação dos 2 itens reprovados, ocorre a baixa para o ELABO, finalizando, assim, a necessidade de 3 peças para OF  00000041177.

* o significado das diferentes opções de qualidade é mostrado na figura 6.

Um fato importante é que, no estoque, o material de determinado lote que passou por uma  NC continua sendo associado à mesma, separadamente do restante do lote que pode ter passado por outras NCs, ou nenhuma.


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